Постоянный контроль и мониторинг онлайн кассы, или как избежать штрафов по 54-ФЗ

Чек должен передаваться в ФНС сразу по факту приема оплаты

Основные причины, почему чек может быть не передан в момент осуществления оплаты в ФНС таковы:

1. Нет связи с сетью Интернет:

   a. Авария у провайдера или в ОФД;
   b. Отключение электричества в месте установки онлайн-кассы.

2. Ошибки в работе кассы:

   a. Ошибки при печати чека;
   b. Ошибки при печати z-отчета;
   c. Сбой в работе программного обеспечения кассы и подключенных программ.

3. Сбой в работе компьютера, к которому подключена онлайн-касса.

Онлайн-касса должна работать и быть подключена к интернету 24х7х365

С этим пунктом все предельно просто и ясно: онлайн-касса должна работать круглосуточно и передавать чеки без задержек. Особенно актуально это для интернет-магазинов, ведь оплата заказа может поступить в любое время суток.

Практически это означает, что у каждой онлайн-кассы должны быть:

1. Резервный источник питания,
2. Резервный энергонезависимый от основной сети канал интернета.

1. Нет связи кассы с сетью Интернет

В 54-ФЗ нет конкретного указания на допустимый период времени с момента получения оплаты, в течение которого электронный чек должен быть передан в ФНС. В Законе написано только «сразу после совершении платежа». Юристы сходятся во мнении, что этот период составляет 5 минут. Однако судебная практика по этому направлению уже есть, однако рекомендаций от профильных министерств и ведомств тоже. Поэтому мы тоже будем ориентироваться на это значение.

Что может помешать передаче чека в ФНС? Причин может быть много, среди них основная, но не самая частая, — отсутствие соединения с сетью Интернет. Без соединения с ОФД онлайн-касса превращается в обычный кассовый принтер, хранящий чеки в фискальном накопителе. 5 минут без интернета могут принести штраф в 10 000 рублей за каждый непереданный чек. Это особенно критично для крупных торговых организаций и интернет-магазинов с большим числом заказов и электронных оплат.

Если сбой происходит у провайдера, эта проблема решается подключением резервных каналов, желательно, нескольких. Один из них может быть построен на мобильном интернете.

Если же интернет отключен не из-за поломки у провайдера, а из-за, например, отключения питания в месте установки онлайн-кассы, ненадолго помогут резервные источники питания и мобильный интернет.

При правильной настройке локальной сети, переключение произойдет автоматически, и вы не узнаете об аварии и не сможете вовремя принять меры. В этом случае поможет мониторинг онлайн-кассы от Sensorium. Робот поймет, что онлайн-касса изменила источник выхода в Интернет и мгновенно сообщит вам об аварии. Вы сможете вовремя принять необходимые действия и избежать штрафов.

2. Ошибки при печати чеков и z-отчетов

Если при печати чека возникает ошибка, вероятность узнать о ней крайне невысока. Это касается как интернет-магазинов, соединенных с онлайн-кассой через специальную программу, так и обычных онлайн-касс в точках продаж.

Некоторые версии интернет-магазинов выводят в своей административной части список чеков и состояние их печати в ОФД, а также высылают на почту (если это настроено) сообщения об ошибках печати чеков.

Но и тут бывают сбои, неверные настройки и такие сообщения попросту не приходят. А наблюдать за списком чеков 24 часа в сутки невозможно. Да и зачем, когда можно подключить мониторинг онлайн-кассы и получать в мобильное приложение или канал чатов (Telegram, Slack) мгновенные уведомления о сбоях.

Ошибки при печати чеков за год работы по 54-ФЗ наш сервис накопил великое множество. Особенно много проблем у интернет-магазинов, которые используют внутри себя дополнительные проверки и обработки перед печатью чека:

• Неверно посчиталась сумма заказа с учетом оплаты;
• Неправильная сумма скидки или скидка не выделена вообще;
• Сумма нескольких оплат не совпадает с суммой заказа и т.д.

Устраняются все эти ошибки исключительно в самой системе управления интернет-магазином.

Дополнительно возникает необходимость контролировать наличие чековой ленты в кассе, если вы печатаете физические z-отчеты. Однако это также легко контролируется через наш сервис мониторинга, который сообщит о том, что кассовая лента закончилась.

Если в момент печати z-отчета касса недоступна, то отчет, естественно, напечатан не будет. Сообщение об ошибке вы не получите, смена не закроется, следующий чек напечатан не будет, так как новая смена не открылась. Решается проблема ручной печатью z-отчета и открытием смены вручную (если уже прошло время автоматического открытия смены).

3. Сбои в работе программного обеспечения касс и подключенных программ

За полтора года решения проблем с онлайн-кассами наши специалисты столкнулись со следующими распространенными ошибками в работе ПО касс или подключенных программ.

1. Дубли чеков

   Обычно чек печатается 1 раз, но возникают сбои, когда один и тот же чек мог быть напечатан 5 раз и все чеки за этот день также были напечатаны 5 раз. Сбой обоюдный – как в самой прошивке онлайн-кассы, которая не проверяет чек по номеру заказа, так и в ПО системы управления интернет-магазинов. Подлежит мониторингу. Чтобы убрать дубли чеков, к сожалению, придется писать письмо в налоговую и делать сводную таблицу, указывать, какие чеки дубли, какие исходные.

2. Невозможность закрыть/открыть z-отчеты

   Не хватает кассовой ленты, смена уже была закрыта/открыта, а сайт об этом не знает. Подлежит мониторингу и ручной коррекции. Помните, что касса не отправляет ошибочные чеки автоматически.

3. Неверные типы оплат

   Типы оплат обычно задаются в онлайн-кассе, в системе управления интернет-магазинов проставляются соответствия между оплатами в магазине и в кассе. Но и тут бывают сбои. Например, у всех наших магазинов на мониторинге после обновлении прошивки касс Атола на версию 1.0.5 поменялись виды оплат, причем даже в настройке касс они выводились неверно.

   Так если раньше чеки по оплате банковскими картами онлайн печатались с видом оплаты Электронно, то после обновления прошивки вид оплаты на чеке стал Кредит.

   Подлежит мониторингу. Пришлось оперативно решать методом проб и ошибок.

4. Зависания вспомогательных программ, соединяющих интернет-магазин с онлайн-кассой

   Не всегда онлайн-касса теряет соединение с ОФД только лишь из-за обрыва интернета. Часто зависает одна из вспомогательных программ/сервисов самой операционной системы. Или «глючит» драйвер кассы или вспомогательное ПО, соединяющее ваш интернет-магазин с онлайн-кассой. Такие сбои можно отловить исключительно при мониторинге, ведь никто же не будет сидеть и смотреть 24 часа в сутки, что кассовое ПО работает нормально.

   Мы рассмотрели основные виды ошибок и сбоев в работе онлайн-касс, которые могут привести к штрафам. Подключение мониторинга онлайн-касс помогает вовремя узнать о сбоях и ошибках и оперативно устранить проблему.

   Как сказал ИТ-директор крупной сети аптек: «Мы только через месяц после сбоя узнали, что месяц назад все чеки за день просто не ушли в ОФД. Если бы в тот момент был подключен мониторинг онлайн-кассы, мы бы избежали штрафов.»