Закон о применении онлайн-касс (54-ФЗ), вступивший в силу в 1 июля 2017 года, выдвинул жесткие требования к интернет-магазинам, компаниям и предпринимателям, ведущим розничную торговлю:
Соблюдение данных требований на 100% трудно выполнимо даже для крупных компаний и интернет-магазинов. Что же говорить о малом бизнесе.
Рассмотрим требования детально.
Основные причины, почему чек может быть не передан в момент осуществления оплаты в ФНС таковы:
a. Авария у провайдера или в ОФД; b. Отключение электричества в месте установки онлайн-кассы.
a. Ошибки при печати чека; b. Ошибки при печати z-отчета; c. Сбой в работе программного обеспечения кассы и подключенных программ.
С этим пунктом все предельно просто и ясно: онлайн-касса должна работать круглосуточно и передавать чеки без задержек. Особенно актуально это для интернет-магазинов, ведь оплата заказа может поступить в любое время суток.
Практически это означает, что у каждой онлайн-кассы должны быть:
Построить такую систему может позволить себе далеко не каждый интернет-магазин. Поэтому особенно важно иметь систему мониторинга работы онлайн-кассы, получать мгновенные уведомления об ошибках и сбоях и предпринимать действия вовремя.
В 54-ФЗ нет конкретного указания на допустимый период времени с момента получения оплаты, в течение которого электронный чек должен быть передан в ФНС. В Законе написано только «сразу после совершении платежа». Юристы сходятся во мнении, что этот период составляет 5 минут. Однако судебная практика по этому направлению уже есть, однако рекомендаций от профильных министерств и ведомств тоже. Поэтому мы тоже будем ориентироваться на это значение.
Что может помешать передаче чека в ФНС? Причин может быть много, среди них основная, но не самая частая, — отсутствие соединения с сетью Интернет. Без соединения с ОФД онлайн-касса превращается в обычный кассовый принтер, хранящий чеки в фискальном накопителе. 5 минут без интернета могут принести штраф в 10 000 рублей за каждый непереданный чек. Это особенно критично для крупных торговых организаций и интернет-магазинов с большим числом заказов и электронных оплат.
Если сбой происходит у провайдера, эта проблема решается подключением резервных каналов, желательно, нескольких. Один из них может быть построен на мобильном интернете.
Если же интернет отключен не из-за поломки у провайдера, а из-за, например, отключения питания в месте установки онлайн-кассы, ненадолго помогут резервные источники питания и мобильный интернет.
При правильной настройке локальной сети, переключение произойдет автоматически, и вы не узнаете об аварии и не сможете вовремя принять меры. В этом случае поможет мониторинг онлайн-кассы от Sensorium. Робот поймет, что онлайн-касса изменила источник выхода в Интернет и мгновенно сообщит вам об аварии. Вы сможете вовремя принять необходимые действия и избежать штрафов.
Если при печати чека возникает ошибка, вероятность узнать о ней крайне невысока. Это касается как интернет-магазинов, соединенных с онлайн-кассой через специальную программу, так и обычных онлайн-касс в точках продаж.
Но и тут бывают сбои, неверные настройки и такие сообщения попросту не приходят. А наблюдать за списком чеков 24 часа в сутки невозможно. Да и зачем, когда можно подключить мониторинг онлайн-кассы и получать в мобильное приложение или канал чатов (Telegram, Slack) мгновенные уведомления о сбоях.
Ошибки при печати чеков за год работы по 54-ФЗ наш сервис накопил великое множество. Особенно много проблем у интернет-магазинов, которые используют внутри себя дополнительные проверки и обработки перед печатью чека:
Устраняются все эти ошибки исключительно в самой системе управления интернет-магазином.
Дополнительно возникает необходимость контролировать наличие чековой ленты в кассе, если вы печатаете физические z-отчеты. Однако это также легко контролируется через наш сервис мониторинга, который сообщит о том, что кассовая лента закончилась.
Если в момент печати z-отчета касса недоступна, то отчет, естественно, напечатан не будет. Сообщение об ошибке вы не получите, смена не закроется, следующий чек напечатан не будет, так как новая смена не открылась. Решается проблема ручной печатью z-отчета и открытием смены вручную (если уже прошло время автоматического открытия смены).
За полтора года решения проблем с онлайн-кассами наши специалисты столкнулись со следующими распространенными ошибками в работе ПО касс или подключенных программ.
Обычно чек печатается 1 раз, но возникают сбои, когда один и тот же чек мог быть напечатан 5 раз и все чеки за этот день также были напечатаны 5 раз. Сбой обоюдный – как в самой прошивке онлайн-кассы, которая не проверяет чек по номеру заказа, так и в ПО системы управления интернет-магазинов. Подлежит мониторингу. Чтобы убрать дубли чеков, к сожалению, придется писать письмо в налоговую и делать сводную таблицу, указывать, какие чеки дубли, какие исходные.
Не хватает кассовой ленты, смена уже была закрыта/открыта, а сайт об этом не знает. Подлежит мониторингу и ручной коррекции. Помните, что касса не отправляет ошибочные чеки автоматически.
Типы оплат обычно задаются в онлайн-кассе, в системе управления интернет-магазинов проставляются соответствия между оплатами в магазине и в кассе. Но и тут бывают сбои. Например, у всех наших магазинов на мониторинге после обновлении прошивки касс Атола на версию 1.0.5 поменялись виды оплат, причем даже в настройке касс они выводились неверно.
Так если раньше чеки по оплате банковскими картами онлайн печатались с видом оплаты Электронно, то после обновления прошивки вид оплаты на чеке стал Кредит.
Подлежит мониторингу. Пришлось оперативно решать методом проб и ошибок.
Не всегда онлайн-касса теряет соединение с ОФД только лишь из-за обрыва интернета. Часто зависает одна из вспомогательных программ/сервисов самой операционной системы. Или «глючит» драйвер кассы или вспомогательное ПО, соединяющее ваш интернет-магазин с онлайн-кассой. Такие сбои можно отловить исключительно при мониторинге, ведь никто же не будет сидеть и смотреть 24 часа в сутки, что кассовое ПО работает нормально.
Мы рассмотрели основные виды ошибок и сбоев в работе онлайн-касс, которые могут привести к штрафам. Подключение мониторинга онлайн-касс помогает вовремя узнать о сбоях и ошибках и оперативно устранить проблему.
Как сказал ИТ-директор крупной сети аптек: «Мы только через месяц после сбоя узнали, что месяц назад все чеки за день просто не ушли в ОФД. Если бы в тот момент был подключен мониторинг онлайн-кассы, мы бы избежали штрафов.»
Возврат к списку